Comment nommer un responsable de la protection des renseignements personnels et se conformer à la Loi 25 du Québec : briefing urgent à l’intention des PDG

Si vous faites des affaires au Québec, la Loi 25 n’est pas un simple jargon juridique de plus à transmettre à votre conseiller juridique. C’est un changement fondamental dans la responsabilité opérationnelle qui atterrit directement sur votre bureau. La législation, officiellement connue sous le nom de *Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels*, redéfinit les règles de gouvernance des données dans la province. Elle s’applique à toute organisation, quels que soient sa taille ou son emplacement, qui collecte, utilise ou communique les renseignements personnels de résidents du Québec. Bien que de nombreuses discussions se concentrent sur les amendes élevées, elles omettent le point de départ le plus critique.

Le problème le plus pressant pour tout dirigeant est l’attribution de la responsabilité par défaut. En vertu de la Loi 25, la personne ayant la « plus haute autorité » au sein de l’organisation — le PDG — est automatiquement désignée comme « responsable de la protection des renseignements personnels ». Ce n’est pas un risque théorique. Cela signifie que tant que vous ne déléguez pas formellement ce rôle par écrit, vous êtes personnellement responsable de chaque aspect de la mise en œuvre de la loi, de la gestion des données biométriques à la justification des décisions algorithmiques. Une étude confirme qu’en vertu de la Loi 25, la responsabilité de la protection de la vie privée incombe par défaut au PDG, un détail que de nombreux dirigeants négligent.

Nommer simplement un gestionnaire de niveau intermédiaire n’est pas une solution. C’est un palliatif. Se conformer à la Loi 25 exige plus qu’un titre ; cela demande d’intégrer une nouvelle culture de respect de la vie privée dans l’ADN opérationnel de votre entreprise. Cela signifie que chaque département, du marketing aux RH en passant par l’informatique, doit comprendre et adapter ses processus. Il ne s’agit plus seulement d’avoir une politique de confidentialité ; il s’agit de démontrer un programme de gestion de la protection de la vie privée vivant et actif.

Ce guide va au-delà des conseils génériques. Il fournit une séance d’information de niveau direction sur les obligations spécifiques et complexes dont votre nouveau responsable de la protection des renseignements personnels — et par extension, vous-même — serez responsable. Nous décortiquerons les défis opérationnels les plus urgents posés par la Loi 25 et fournirons un cadre d’action pour les surmonter, garantissant que votre entreprise est non seulement conforme, mais qu’elle renforce également la confiance, ce qui constitue désormais un avantage concurrentiel clé.

Pour naviguer dans ce paysage complexe, cet article décompose les exigences les plus critiques et souvent mal comprises de la Loi 25. Chaque section aborde un défi spécifique que votre organisation doit maîtriser pour atteindre la conformité.

Quand une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) est-elle obligatoire pour les nouveaux projets ?

Sous la Loi 25, l’ère du « lancez d’abord, réparez la confidentialité plus tard » est révolue. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) est désormais un passage obligatoire, pas un exercice facultatif. Vous êtes légalement tenu de réaliser une ÉFVP avant d’entreprendre tout nouveau projet impliquant la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels. Cela inclut tout, de la mise en œuvre d’un nouveau système CRM au lancement d’une application mobile, en passant par le transfert de données à un nouveau fournisseur de services. Une ÉFVP est une évaluation structurée des risques conçue pour garantir que la confidentialité est intégrée au projet dès le premier jour — un concept connu sous le nom de « protection de la vie privée dès la conception » (privacy-by-design).

Le processus d’ÉFVP force votre équipe à identifier et à atténuer proactivement les risques potentiels pour la vie privée. Elle doit être proportionnée à la sensibilité des renseignements, à la finalité de leur utilisation et à la quantité de données concernées. Pour guider les entreprises, le régulateur de la protection de la vie privée du Québec a publié son guide complet sur l’ÉFVP le 22 septembre 2023, fournissant des modèles et des méthodologies. L’évaluation doit analyser comment le projet respecte tous les principes de la Loi 25 et doit être supervisée par votre responsable de la protection des renseignements personnels.

Ce flux de travail souligne qu’une ÉFVP n’est pas une vérification ponctuelle mais un processus continu d’évaluation. Le défaut de réaliser une ÉFVP obligatoire est une violation grave de la conformité qui peut entraîner des sanctions importantes. Cela signale au régulateur, la Commission d’accès à l’information (CAI), que votre organisation ne prend pas ses obligations en matière de vie privée au sérieux. Cette exigence modifie fondamentalement le cycle de vie de la gestion de vos projets, faisant du responsable de la protection des renseignements personnels une partie prenante clé de l’innovation et du développement dès le début.

Données biométriques : Quelles sont les règles strictes pour l’utilisation des empreintes digitales pour les horodateurs ?

Les données biométriques, telles que les empreintes digitales, les scans faciaux ou les empreintes vocales, sont considérées comme l’une des catégories les plus sensibles de renseignements personnels en vertu de la Loi 25. Les règles pour leur utilisation sont exceptionnellement strictes, reflétant la nature unique et immuable de ces données. Avant même d’envisager la mise en œuvre d’un système biométrique — par exemple, un lecteur d’empreintes digitales pour les horodateurs des employés — vous devez remplir deux obligations critiques : divulguer le système à la CAI au moins 60 jours avant sa mise en œuvre et mener une ÉFVP rigoureuse qui justifie sa nécessité.

Le seuil de justification est extrêmement élevé. La commodité ou des gains d’efficacité marginaux ne sont pas des raisons suffisantes. Vous devez prouver que les objectifs de sécurité ou commerciaux ne peuvent être atteints par des moyens moins intrusifs. La récente augmentation des dépôts auprès du régulateur, qui a vu une augmentation de 59 % des déclarations de systèmes biométriques en 2023-2024, montre que les entreprises sont aux prises avec cette exigence. Même avec le consentement des employés, la CAI peut — et le fait — rejeter des systèmes qu’elle juge disproportionnés.

Ce précédent envoie un message clair aux PDG : la mise en œuvre de la technologie biométrique est une décision à enjeux élevés. Votre responsable de la protection des renseignements personnels doit mener une analyse approfondie pour prouver non seulement que la technologie fonctionne, mais qu’elle est absolument essentielle et qu’aucune alternative viable n’existe. Le non-respect de cette norme entraînera probablement une ordonnance directe de la CAI de cesser les opérations, gaspillant ainsi des investissements importants et nuisant à la confiance des employés.

Portabilité des données : Comment formater les données pour que les utilisateurs puissent les transférer à un concurrent ?

La Loi 25 introduit un nouveau droit puissant pour les consommateurs : le droit à la portabilité des données. En vigueur depuis septembre 2024, cela signifie que les individus peuvent demander une copie des renseignements personnels qu’ils ont fournis à votre entreprise dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Plus important encore, ils peuvent également vous demander de transmettre ces données directement à un concurrent. Ce droit modifie fondamentalement la dynamique de la propriété des données ; vous n’êtes plus le propriétaire des données, mais leur gardien temporaire.

Sur le plan opérationnel, il s’agit d’un défi technique et procédural important. Vos systèmes doivent être capables d’extraire les données d’un individu et de les regrouper dans un format lisible par machine comme CSV, JSON ou XML. Cela n’inclut pas seulement les informations qu’ils ont activement saisies dans un formulaire, comme leur nom et leur adresse, mais aussi les données générées par leur activité, si elles sont liées à eux. Votre responsable de la protection des renseignements personnels doit collaborer avec votre département informatique pour élaborer un processus sécurisé, efficace et conforme. Cela implique non seulement de choisir le bon format, mais aussi de garantir que les données peuvent être transmises en toute sécurité.

Le choix du format dépend de la complexité des données que vous détenez. Alors que les données tabulaires simples peuvent être gérées avec le format CSV, des informations imbriquées plus complexes sont mieux adaptées au format JSON. L’essentiel est de fournir les données d’une manière qui soit réellement utilisable par l’individu ou un autre service, respectant ainsi l’esprit de la loi qui vise à réduire les frictions pour les utilisateurs changeant de fournisseur et à accroître la concurrence.

Décisions automatisées : Pourquoi devez-vous informer les utilisateurs si un algorithme décide de leur prêt ?

L’utilisation croissante de l’intelligence artificielle et des algorithmes pour la prise de décision est désormais strictement réglementée par la Loi 25. Si votre organisation utilise un processus automatisé pour prendre une décision concernant un individu — par exemple, pour approuver un prêt, fixer une prime d’assurance ou filtrer des candidatures à un emploi — vous avez de nouvelles obligations de transparence. Vous devez informer la personne, au moment ou avant le moment de la décision, que ses renseignements ont été traités de manière automatisée.

Il ne s’agit pas d’une simple notification. Votre divulgation doit inclure plusieurs éléments clés. Vous devez expliquer les principaux facteurs et paramètres qui ont conduit à la décision, ouvrant ainsi la « boîte noire » de votre algorithme. De plus, vous devez informer l’individu de son droit de faire réviser la décision par un humain et de soumettre des observations. Cela signifie que vous devez avoir un processus formel en place pour traiter ces appels, garantissant qu’une personne, et pas seulement un autre algorithme, réévalue le résultat. Cette exigence impose un niveau de responsabilité algorithmique auquel de nombreuses organisations ne sont pas préparées.

Votre responsable de la protection des renseignements personnels doit assurer la conformité en prenant plusieurs mesures concrètes :

• Informer les individus chaque fois qu’un système automatisé est utilisé pour prendre une décision importante à leur sujet.
• Fournir une explication claire et en langage simple de la justification de la décision, en évitant le jargon trop technique.
• Divulguer les principaux facteurs que l’algorithme a pris en compte pour parvenir à sa conclusion.
• Offrir une voie claire aux individus pour contester le résultat automatisé.
• Établir et documenter un processus pour une révision humaine significative sur demande.

Cette disposition a un impact direct sur toute entreprise exploitant l’IA pour la personnalisation, l’évaluation des risques ou la gestion des clients. Elle vous oblige non seulement à comprendre comment vos propres algorithmes fonctionnent, mais aussi à être capable de justifier leurs résultats auprès de vos clients et du régulateur. Ne pas le faire mine la confiance et expose votre organisation à des risques juridiques et de réputation importants.

Renouvellement du consentement : Devez-vous demander à nouveau la permission à vos utilisateurs actuels en vertu des nouvelles lois ?

L’une des exigences les plus perturbatrices de la Loi 25 est sa norme de consentement plus élevée. La loi exige que le consentement soit explicite, éclairé, granulaire et donné librement pour une fin spécifique. Il doit également être présenté séparément de toute autre condition. Cela invalide de nombreux anciens modèles de consentement qui reposaient sur des cases pré-cochées, des autorisations groupées dans de longs documents juridiques ou un consentement implicite (par exemple, « en utilisant ce site, vous acceptez… »).

Pour de nombreuses entreprises, cela signifie que le consentement que vous avez recueilli auprès des utilisateurs il y a des années, ou même des mois, n’est plus conforme. Si vos registres de consentement actuels ne répondent pas à cette nouvelle norme rigoureuse, vous pourriez être légalement tenu de lancer une campagne de « renouvellement du consentement ». Cela implique de contacter proactivement votre base d’utilisateurs actuelle pour obtenir un consentement frais et valide pour chaque activité spécifique de traitement de données. Bien que cela comporte un risque commercial d’attrition des listes, c’est une étape nécessaire pour mettre vos pratiques de données en conformité.

Les premières tâches de votre responsable de la protection des renseignements personnels devraient être d’auditer vos mécanismes et registres de consentement existants. Il doit évaluer si les autorisations passées répondent à la nouvelle norme. Si ce n’est pas le cas, une stratégie de renouvellement du consentement soigneusement planifiée n’est pas seulement une meilleure pratique — c’est un impératif légal pour éviter de traiter des renseignements personnels illégalement.

Stockage infonuagique : Pouvez-vous légalement héberger les données de clients canadiens sur des serveurs américains ?

La question de la résidence des données est un enjeu opérationnel critique pour toute entreprise canadienne utilisant des services infonuagiques. En vertu de la Loi 25, le transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec est autorisé, mais seulement sous des conditions strictes. Avant d’utiliser un fournisseur de cloud qui héberge des données sur des serveurs américains (ou tout serveur en dehors de la province), vous devez mener une ÉFVP qui évalue spécifiquement le cadre juridique de la juridiction de destination.

Le cœur de cette évaluation est de déterminer si les données recevront un niveau de protection équivalent à celui offert au Québec. C’est un défi majeur lors du transfert de données vers les États-Unis, compte tenu de l’existence de lois comme le CLOUD Act et le Patriot Act, qui accordent aux autorités américaines un large accès aux données détenues par les entreprises américaines, quel que soit leur emplacement physique. Votre ÉFVP doit explicitement peser ce risque. Si les protections juridiques ne sont pas jugées équivalentes, vous ne pouvez procéder que si vous mettez en œuvre des mesures de protection contractuelles ou techniques supplémentaires pour atténuer le risque. Cela pourrait inclure un cryptage de bout en bout robuste où le fournisseur de cloud ne détient pas les clés de décryptage.

Les enjeux financiers d’une erreur sont immenses. Les organisations font face à des sanctions sévères sous la Loi 25 avec des amendes atteignant jusqu’à 25 millions de dollars CA ou 4 % du chiffre d’affaires mondial, selon le montant le plus élevé. Pour utiliser légalement des services infonuagiques basés aux États-Unis, votre responsable de la protection des renseignements personnels doit s’assurer que :

• Une ÉFVP obligatoire est menée, en se concentrant sur le paysage juridique des États-Unis.
• L’évaluation examine si les lois de surveillance américaines compromettent les protections de la vie privée du Québec.
• Un contrat formel est établi avec le fournisseur de cloud, décrivant les garanties spécifiques de confidentialité et de sécurité.
• Des mesures de sécurité renforcées, telles que le cryptage côté client, sont mises en œuvre si nécessaire.
• Les individus sont clairement informés que leurs renseignements peuvent être transférés à l’extérieur du Québec et sont soumis aux lois d’une autre juridiction.

Choisir simplement un grand fournisseur de cloud américain ne suffit plus comme diligence raisonnable. Vous devez activement évaluer et documenter que vos données restent protégées selon les normes du Québec, quel que soit l’endroit où elles résident physiquement.

Loi fédérale vs loi provinciale : Quelles règles s’appliquent en cas de contradiction sur la confidentialité des données ?

Pour de nombreuses entreprises canadiennes, le paysage de la protection de la vie privée a longtemps été régi par la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Cependant, avec l’introduction de la Loi 25, les entreprises opérant au Québec sont désormais soumises à une réalité de double conformité. La question cruciale est : quelle loi a préséance ? La réponse est claire : lorsqu’une loi provinciale est « essentiellement similaire » à la LPRPDE, la loi provinciale s’applique aux questions intra-provinciales. De plus, pour toute organisation faisant des affaires au Québec, les dispositions plus strictes de la Loi 25 fixent effectivement la nouvelle barre plus haute pour la conformité.

Il est dangereux de supposer que la conformité à la LPRPDE est suffisante. La Loi 25 est nettement plus stricte et exhaustive dans plusieurs domaines clés. Par exemple, elle impose la nomination d’un responsable de la protection des renseignements personnels, introduit le droit à la portabilité des données et exige un consentement explicite, autant d’éléments qui vont au-delà des exigences de la LPRPDE. Les pouvoirs d’application sont également très différents, la Loi 25 prévoyant des amendes massives qui n’ont pas d’équivalent sous la loi fédérale.

Ce tableau souligne certaines des différences les plus critiques que votre organisation doit aborder. Se fier à un cadre de conformité basé sur la LPRPDE vous laissera dangereusement exposé au Québec.

Votre stratégie de conformité doit reposer sur le principe que la règle applicable la plus stricte prévaut. Pour tout traitement de données impliquant des résidents du Québec, la Loi 25 est cette règle. Votre responsable de la protection des renseignements personnels doit effectuer une analyse des écarts en comparant vos pratiques actuelles alignées sur la LPRPDE aux exigences de la Loi 25 et mettre en œuvre les mises à niveau nécessaires pour répondre à la norme la plus élevée.

Comment naviguer dans le système unique de l’« hypothèque » pour garantir des prêts au Québec ?

Même les processus d’affaires les plus établis et apparemment sûrs au Québec ne sont pas à l’abri de la portée de la Loi 25. Un exemple frappant est l’obtention d’un prêt commercial via le concept de droit civil québécois de l’hypothèque. Ce processus exige que vous partagiez une vaste quantité de renseignements personnels et financiers sensibles avec les prêteurs. En vertu de la Loi 25, tant votre organisation que l’institution financière ont des obligations accrues de protéger ces données.

Lorsque votre entreprise demande un financement, le prêteur recueille des informations sensibles sur ses administrateurs et dirigeants. Votre responsable de la protection des renseignements personnels doit s’assurer que vous comprenez les pratiques de confidentialité du prêteur. Inversement, si votre entreprise œuvre dans le domaine du prêt, l’ensemble de votre processus de demande et de souscription doit être conforme à la Loi 25. Cela inclut de fournir un avis clair sur la collecte de données, de gérer les calendriers de conservation des données et de mener des ÉFVP si vous transférez ces données à des tiers évaluateurs de crédit, en particulier ceux situés à l’extérieur du Québec.

L’exemple de l’« hypothèque » illustre puissamment l’impact omniprésent de la loi. Il démontre que la conformité ne se limite pas à la politique de confidentialité de votre site Web ou à votre base de données marketing. Elle s’étend aux opérations financières et juridiques de base. Le rôle du responsable de la protection des renseignements personnels est d’avoir une vue d’ensemble de tous les flux de données au sein de l’organisation — du clic d’un client sur votre site Web aux divulgations financières faites dans une demande de prêt — et de s’assurer que chacun respecte les principes de la loi. Cela renforce la nécessité d’une personne de haut niveau et habilitée dans ce rôle, capable d’interagir avec autorité avec les services juridique, financier et opérationnel.

Le message est clair : la conformité n’est pas une tâche informatique ou juridique isolée. C’est un impératif stratégique qui traverse tous les départements. Votre première étape en tant que PDG est de déléguer officiellement le rôle de responsable de la protection des renseignements personnels. La seconde est de doter cette personne des ressources et de l’autorité nécessaires pour mener un audit complet de vos pratiques en matière de données. Le temps de la sensibilisation passive est terminé ; le temps de l’action décisive est venu.